Hallo zusammen,
Dokumente in einer Bibliothek sollen über einen Workflow folgende Schritte durchlaufen:
1. Erstellung
Vom Ersteller wird ein Dokument erstellt oder aktualisiert. Wenn er damit fertig ist, legt er mehrere Prüfer und Genehmiger für das Dokument fest und wählt "zur Prüfung vorlegen". Die Prüfer werden daraufhin per E-Mail informiert.
2. Prüfung
Von den Prüfern soll das Dokument gleichzeitig geprüft und ggf. auch geändert werden können. Jeder Prüfer kann entscheiden zwischen "geprüft" oder "abgelehnt".
Bei Auswahl von "abgelehnt" geht das Dokument mit einem Änderungskommentar über eine Info-E-Mail zurück zum Ersteller.
Wenn "geprüft" ausgewählt und das Dokument von dem Prüfer geändert wurde, soll zusätzlich abgefragt werden, ob eine nochmalige Prüfung durch alle Beteiligten erforderlich ist.
Wenn ja, geht das Dokument zurück zum Ersteller.
Wenn nein, geht das Dokument weiter zu den Genehmigern, sobald alle "geprüft" haben.
3. Genehmigung
Hier ist der Ablauf ähnlich wie bei der Prüfung. Nur dass die Genehmiger hier wählen können zwischen "genehmigt" oder "abgelehnt". Wenn ein Genehmiger "abgelehnt" auswählt, beginnt das Ganze wieder von vorne bei der Erstellung. Sobald alle "genehmigt" haben, wird der Status von dem Dokument auf gültig gesetzt.
Zusätzliche Anforderungen
Der Dokumenten-Workflow sollte wiederverwendbar sein und für verschiedene Dokumentenbibliotheken aktiviert werden können.
Außerdem sollten die Benutzer keine Workflow-Aufgaben zugeordnet bekommen, sondern direkt in der jeweiligen MS Office-Anwendung am Dokument ihre Eingaben (zur Prüfung vorlegen, geprüft, genehmigt, abgelehnt etc.) durchführen. Dies sollte für Prüfer und Genehmiger auch im schreibgeschützten Modus möglich sein, so dass diese das Dokument nicht zwingend bearbeiten müssen.
Schön wäre, wenn nach der Genehmigung automatisch ein PDF generiert und in einer öffentlichen Bibliothek abgelegt/aktualisiert wird.
Bei den Anforderungen muss man sich warm anziehen :-)
Wie lässt sich das sinnvoll und möglichst nah am Standard lösen?
Wie könnte eine Eigenentwicklung (z.B. mit List-Template, Event Receiver, Features etc.) aussehen oder gibt es dafür geeignete Drittanbieter-Tools?
Ich hoffe, ihr könnt mir weiterhelfen.
Grüße
spdev